Kinh phí trọn gói 179 tr Áp dụng cho cả ba phương án |
Phương án triển khai 03 Cùng một mức giá |
Thời gian thực hiện 04–05 tháng Số hoá dữ liệu |
Phân hệ chức năng 10 Bàn giao mã nguồn |
Hồ sơ đất đai 8 phường đã được quét thành file PDF, nhưng việc quản lý và tra cứu vẫn dựa trên bảng tính trực tuyến kèm thư mục file rời rạc. Cách làm này đang gây ra sáu khó khăn cụ thể.
| # | Khó khăn | Ảnh hưởng đến công tác chuyên môn |
|---|---|---|
| 1 | Tra cứu mất nhiều thời gian | Tìm một hồ sơ mất nhiều thời gian: dò bảng tính lấy đường dẫn, rồi mở thư mục tìm file. |
| 2 | Không tra được nội dung bên trong file | Thông tin nằm trong ảnh quét. Muốn biết thửa nào của ai phải mở từng file xem bằng mắt |
| 3 | Không kiểm soát được ai xem, ai sửa | Bảng tính chỉ ghi ai sửa ô nào, không biết ai đã xem hồ sơ nào, ai đang mượn hồ sơ nào. |
| 4 | Người nghỉ việc vẫn còn quyền truy cập | Chia sẻ qua tài khoản cá nhân. Nghỉ việc rồi vẫn truy cập được cho tới khi có người nhớ ra và gỡ thủ công |
| 5 | Dữ liệu sao chép ra ngoài dễ dàng | Ai xem được là tải toàn bộ về máy trong hai thao tác. Không ai biết đã tải, lúc nào, mang đi đâu |
| 6 | Không theo dõi được biến động thửa đất | Hồ sơ cùng một thửa qua các năm không liên kết. Khối đã sáp nhập nên tra theo tên khối hiện hành không ra kết quả |
Toàn bộ 60.884 tờ đã có file PDF. Dự án này không bao gồm công quét giấy, mà tập trung vào ba việc: đọc và tách các file quét, bóc tách thông tin bên trong thành dữ liệu tra cứu được, và xây dựng hệ thống quản lý có kiểm soát truy cập.
Bảng tính giải quyết được việc ghi chép. Nhưng ba việc mà cơ quan quản lý nhà nước bắt buộc phải làm thì nó không làm được: kiểm soát ai xem gì, chứng minh ai đã làm gì, và ngăn dữ liệu ra ngoài.
| Vấn đề | Bảng tính hiện tại | Phần mềm chuyên dụng |
|---|---|---|
| Tra cứu hồ sơ | Mất nhiều thời gian mỗi lần. Gõ đúng dấu mới ra kết quả. Không tra được nội dung trong file quét. | Vài giây. Gõ không dấu vẫn ra. Lọc nhiều điều kiện cùng lúc. Tra được nội dung đã bóc tách từ file quét. |
| Nhân sự nghỉ việc | File đã chuyển tiếp thì không thu hồi được. Phải nhớ gỡ thủ công từng nơi. | Khóa tài khoản là mất quyền ngay, cắt cả phiên đang mở. Xem lại được người đó đã truy cập những gì. |
| Sao chép ra ngoài | Tải toàn bộ về máy trong hai thao tác. Không để lại dấu vết. | Chỉ xem trên màn hình. Xuất Excel cần quyền riêng, mỗi lần đều ghi nhật ký: ai, lúc nào, bao nhiêu dòng. |
| Truy vết thao tác | Chỉ biết ai sửa ô nào, không biết ai đã xem. Người có quyền sửa cũng xóa được lịch sử. | Nhật ký không xóa được. Ghi cả lượt xem lẫn lượt sửa, kèm thời điểm và địa chỉ máy. |
| Sửa nhầm, xóa nhầm | Xóa 100 dòng, cả tuần sau mới phát hiện. | Không xóa thật — chỉ ẩn, luôn khôi phục được. Lưu cả giá trị cũ và mới. |
| Phân quyền | Hoặc xem cả file, hoặc không xem gì. | Phân theo vai trò và phạm vi: phụ trách phường nào chỉ thấy phường đó. |
Ba lớp: ai vào được, vào rồi thấy gì, lấy được gì ra ngoài.
| Tài khoản do cơ quan cấp | Không dùng tài khoản cá nhân, không chia sẻ bằng đường liên kết. Một người một tài khoản |
| Khóa tức thì khi nghỉ việc | Quản trị viên bấm khóa, phiên đang mở bị ngắt ngay, không chờ hết hạn |
| Phiên đăng nhập có hạn | Tự đăng xuất sau thời gian không thao tác |
| Khóa tạm khi nhập sai mật khẩu | Chống dò mật khẩu tự động |
| Giới hạn dải mạngTùy chọn | Chỉ cho truy cập từ mạng nội bộ cơ quan hoặc danh sách địa chỉ đã đăng ký |
| Xác thực hai lớpTùy chọn, cho tài khoản quản trị | Ngoài mật khẩu còn cần mã dùng một lần trên điện thoại |
| Nhóm quyền | Được làm | Không được làm |
|---|---|---|
| Quản trị | Toàn quyền, quản lý tài khoản, cấu hình, xem nhật ký toàn bộ | — |
| Nghiệp vụ | Xem, sửa, xác nhận hồ sơ trong phạm vi được giao, xuất báo cáo | Quản lý tài khoản, đổi cấu hình, xóa hồ sơ |
| Tra cứu | Chỉ xem và tìm kiếm | Sửa dữ liệu, xuất dữ liệu hàng loạt |
Mỗi tài khoản còn giới hạn được phạm vi dữ liệu: chỉ phường được phân công, hoặc chỉ một số loại hồ sơ.
| Xuất dữ liệu cần quyền riêng | Quyền xuất Excel tách khỏi quyền xem |
| Ghi nhật ký mọi lần xuất | Ai xuất, lúc nào, bao nhiêu bản ghi, lọc điều kiện gì — lưu vĩnh viễn |
| Đóng dấu chìm lên ảnhKhuyến nghị | Ảnh hiển thị kèm dấu mờ ghi tên người đang xem và thời điểm. Nếu ảnh bị chụp màn hình mang ra ngoài, truy được người làm rò rỉ |
| Không cho tải ảnh gốcTùy chọn | Nhóm tra cứu chỉ xem trên màn hình |
| Cảnh báo bất thườngTùy chọn | Một tài khoản mở quá nhiều hồ sơ trong thời gian ngắn sẽ bị chặn tạm và báo quản trị viên |
| Đường dẫn ảnh có thời hạn | Liên kết chỉ sống vài phút, sao chép gửi người khác thì đã hết hạn |
Toàn bộ quy trình này không thực hiện được với bảng tính trực tuyến.
| Loại hồ sơ | Bộ | Tờ | Dự kiến máy đọc đúng |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ kỹ thuật và Biên bản6 phường gộp chung | 15.812 | 33.301 | 80–94% |
| Biên bản mốc giới riêngLê Mao, Hưng Chính | 8.125 | 12.679 | 80–94% |
| Át látChữ viết tay trên giấy kẻ ô | 9.316 | 9.730 | 65–82% |
| Hồ sơ kỹ thuật riêng | 4.081 | 4.081 | 80–94% |
| Sổ mục kê33 dòng, 13 cột mỗi trang | — | 1.003 | 60–80% |
| Bản đồ A0Chỉ lưu file | 90 | 90 | — |
| Tổng cộng | 37.424 | 60.884 |
Giai đoạn này tập trung vào các trường phục vụ tra cứu. Những thông tin chi tiết ít dùng được để lại giai đoạn sau, giúp rút ngắn thời gian và giảm kinh phí đáng kể.
| Nhóm dữ liệu | Trường bóc tách |
|---|---|
| Định danh thửa | Số tờ bản đồ (giữ nguyên mã gốc dạng 068567-5-(10)), số thửa, mảnh bản đồ |
| Chủ sử dụng | Họ tên, tra cứu được cả có dấu và không dấu |
| Địa giới hành chính | Khối, phường, có quy đổi khối cũ sang khối hiện hành |
| Thông tin cơ bản | Diện tích, năm cấp hoặc năm biến động |
| Phân loại tài liệu | Loại hồ sơ, trạng thái thửa đã có hoặc còn thiếu loại tài liệu nào |
| File ảnh gốc | Toàn bộ, đã tách và gắn theo từng thửa đất |
| Nhóm dữ liệu | Nội dung |
|---|---|
| Bảng tọa độ thửa đất | Tọa độ X, Y và chiều dài cạnh từng điểm góc trong hồ sơ kỹ thuật |
| Danh sách người ký | Khối trưởng, cán bộ đo đạc, cán bộ địa chính, đại diện chính quyền trên từng biên bản |
| Chủ sử dụng đất tiếp giáp | Danh sách các thửa liền kề ghi trong biên bản mốc giới |
| Phân loại đất chi tiết | Chín cột phân loại trong sổ mục kê |
| Chi tiết sổ mục kê | Chi tiết phân loại đất T/XD/LT/HNK |
| Thông tin bổ trợ | Số nhà, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng |
Các trường ở giai đoạn 2 nằm trong file ảnh gốc đã bàn giao, không mất đi, chỉ là chưa nhập thành dữ liệu tra cứu. Khi nào cần, bổ sung được mà không phải làm lại từ đầu. Cách chia này giúp rút ngắn thời gian và giảm kinh phí, đồng thời đưa hệ thống vào sử dụng sớm hơn.
Hai loại này chỉ soát nhanh để bảo đảm đúng tên chủ, số thửa và số tờ phục vụ định danh và tra cứu. Nội dung bản vẽ giữ nguyên trong file ảnh, không bóc tách.
01 Tiếp nhận và xử lýNạp file hàng loạt, tự tách file gộp, theo dõi tiến trình, tự chạy lại khi lỗi |
02 Bóc tách dữ liệuMỗi loại hồ sơ bóc riêng theo biểu mẫu, chấm điểm tin cậy từng trường, gắn cờ cần kiểm tra |
03 Kiểm tra và xác nhậnMàn hình hai cột ảnh gốc cạnh dữ liệu, tô đậm ô kém tin cậy, xoay ảnh, thêm xóa từng trang |
04 Chống trùng và biến độngNhận biết hồ sơ trùng, bổ sung, biến động qua năm, dựng lịch sử thửa đất |
05 Tra cứuMột ô tìm mọi trường, gõ không dấu vẫn ra, lọc theo phường, khối, tờ, thửa, năm, loại |
06 Danh mục theo loạiBa trang danh sách riêng cho hồ sơ địa chính, kỹ thuật và sổ mục kê |
07 Tình trạng hồ sơMỗi thửa đã có loại tài liệu nào, thiếu loại nào, lọc nhanh các thửa còn thiếu |
08 Báo cáoDiện tích theo khối, tình trạng số hóa, biến động qua năm, theo chủ, theo tờ, xuất Excel |
09 Danh mục hành chínhTra cứu theo địa danh hành chính cũ để bám sát với hồ sơ số hoá |
10 Phân quyền và nhật kýBa nhóm quyền kèm phạm vi, nhật ký không xóa được, khóa tài khoản tức thì, kiểm soát xuất dữ liệu |
| Tháng 1 |
Khảo sát, thiết kế và khởi động xây dựngChuẩn hóa yêu cầu với cán bộ nghiệp vụ. Thiết kế dữ liệu, quy trình, giao diện. Chốt danh mục hành chính, phạm vi trường dữ liệu và ma trận phân quyền. Bắt đầu lập trình các phân hệ nền. |
| Tháng 1–2 |
Hoàn thiện phần mềm và cài đặt hạ tầngPhát triển đủ 10 phân hệ, cơ chế bóc tách dữ liệu, kiểm soát truy cập. Dựng hệ thống trên máy chủ chính thức, thiết lập tên miền, sao lưu, phân quyền. Bàn giao: Hệ thống vận hành trên máy chủ chính thức, trình diễn từng phân hệ |
| Tháng 2 |
Chạy thử một phường và rà soát dữ liệuSố hóa thử một phường để đo tỷ lệ đọc đúng bằng số thật và hiệu chỉnh quy trình. Bàn giao: Dữ liệu một phường tra cứu được, báo cáo kết quả đo, quy trình soát đã chuẩn hóa |
| Tháng 2–4 |
Số hóa toàn bộ các phường còn lạiChia nhóm làm song song theo phường. Nghiệm thu theo từng phường — xong phường nào đơn vị khai thác được ngay. Bàn giao: Dữ liệu từng phường theo tiến độ, báo cáo hàng tuần |
| Tháng 4–5 |
Nghiệm thu, đào tạo và bàn giaoKiểm thử toàn diện với người dùng thật. Đào tạo cán bộ vận hành. Bàn giao mã nguồn, dữ liệu, tài liệu. Bắt đầu thời gian bảo hành. Bàn giao: Biên bản nghiệm thu, mã nguồn, tài liệu hướng dẫn |
Ba phương án tại mục K là cùng một phần mềm, cùng một bộ chức năng — chỉ khác nhau ở nơi đặt hệ thống và cách cán bộ kết nối tới. Đơn vị thực hiện khuyến nghị Phương án 1.
| Hạng mục | Nội dung | Thành tiền |
|---|---|---|
| Khảo sát và thiết kế | Phân tích nghiệp vụ, thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện, ma trận phân quyền | 10.000.000 |
| Xây dựng phần mềm | 10 phân hệ, cơ chế bóc tách dữ liệu, kiểm soát truy cập và nhật ký, kiểm thử | 50.000.000 |
| Số hóa và chuẩn hóa | 60.884 tờ, 37.424 bộGồm công nhân sự đối chiếu, xác nhận và kiểm tra chéo | 70.000.000 |
| Công nghệ đọc dữ liệu | Trọn gói toàn bộ kho | 11.000.000 |
| Triển khai và chuyển giao | Cài đặt, nạp dữ liệu, kiểm thử, đào tạo, bàn giao mã nguồn | 9.000.000 |
| Hạ tầng vận hành | Theo phương án đơn vị lựa chọn tại mục KPA1: thuê máy chủ và bảo trì trọn 5 năm · PA2: máy chủ đặt tại trụ sở kèm thiết bị VPN · PA3: cài đặt trên từng thiết bị sẵn có | 29.000.000 |
| Tổng cộng | 179.000.000 | |
| Đợt | Thời điểm | Tỷ lệ | Số tiền |
|---|---|---|---|
| 1 | Tạm ứng sau khi ký hợp đồngTriển khai khảo sát, thiết kế, xây dựng phần mềm và chuẩn bị hạ tầng theo phương án đã chọn. Đơn vị thực hiện tự lo toàn bộ chi phí hạ tầng, đơn vị không phải tạm ứng riêng khoản nào khác. | 50% | 90.000.000 |
| 2 | Hoàn tất số hóa dữ liệuToàn bộ 60.884 tờ đã xử lý và đưa vào hệ thống | 35% | 62.000.000 |
| 3 | Nghiệm thu toàn bộKiểm thử đạt tiêu chí, đào tạo và bàn giao hoàn tất | 15% | 27.000.000 |
| Tổng cộng | 100% | 179.000.000 | |
Toàn bộ chi phí hạ tầng đã nằm trong kinh phí trọn gói 179.000.000 đồng. Đơn vị thực hiện chịu trách nhiệm mua sắm hoặc thuê, cài đặt, cấu hình và bàn giao vận hành. Đơn vị không phải thanh toán riêng khoản nào cho hạ tầng, ở cả ba phương án.
Cấu hình dưới đây là cấu hình đề xuất cho máy chủ vận hành, tức máy chủ phục vụ tra cứu và khai thác dữ liệu hằng ngày với khối lượng 60.884 tờ. Chi tiết cách bố trí theo từng phương án xem tại mục K — Phương án triển khai.
Công đoạn bóc tách dữ liệu từ ảnh quét là công đoạn nặng, cần máy cấu hình cao và chỉ chạy một lần trong giai đoạn triển khai. Công đoạn này đơn vị thực hiện tự bố trí trên máy xử lý riêng của mình, không dùng máy chủ vận hành và không tính vào cấu hình dưới đây.
Kết quả bóc tách xong mới được nạp lên máy chủ vận hành. Vì vậy máy chủ vận hành chỉ cần đủ mạnh cho việc tra cứu, lọc dữ liệu và hiển thị ảnh — nhẹ hơn nhiều so với máy chạy bóc tách, nhờ đó chi phí duy trì hằng năm giữ ở mức rất thấp.
| Thành phần | Cấu hình đề xuất | Vì sao mức này là đủ |
|---|---|---|
| CPU | 2 nhân | Tra cứu là truy vấn nhỏ và ngắn. Với 20–30 người dùng, tải thực tế trên CPU rất thấp; phần nặng đã xử lý xong ở máy khác |
| RAM | 4 GB | Cơ sở dữ liệu 37.424 bộ hồ sơ chỉ chiếm vài trăm MB. 4 GB đủ cho cơ sở dữ liệu, bộ nhớ đệm tra cứu và máy chủ web, còn dư gấp nhiều lần |
| Ổ cứng | 60–80 GB SSD NVMe | Ảnh đã nén còn khoảng 17–20 GB, cộng cơ sở dữ liệu, hệ điều hành và vùng sao lưu vẫn dư. Bản gốc chất lượng cao lưu trên ổ cứng ngoài đặt tại phòng |
| Băng thông | Từ 100 Mbps, không giới hạn lưu lượng | Mỗi lần mở một tờ hồ sơ chỉ tải khoảng 280 KB sau khi nén |
| Vị trí đặt | Trung tâm dữ liệu trong lãnh thổ Việt Nam | Tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đồng thời cho độ trễ thấp khi truy cập |
| Sao lưu | Tự động định kỳ, giữ 7 bản gần nhất | Dung lượng nhỏ nên sao lưu nhanh, không cần thêm dịch vụ trả phí |
| Chỉ số | Khả năng đáp ứng |
|---|---|
| Tài khoản được cấp | Không giới hạn |
| Người đăng nhập cùng lúc | 20–30 |
| Người bấm mở hồ sơ cùng một thời điểm | 10–15 |
| Thời gian trả kết quả một lượt tra cứu | Dưới 1 giây |
Nếu số người dùng tăng vượt mức trên, nâng cấu hình máy chủ thực hiện trong vài phút và không phải cài đặt lại hệ thống.
Đơn vị thực hiện lựa chọn trong nhóm nhà cung cấp máy chủ trong nước có trung tâm dữ liệu đặt tại Việt Nam, có cam kết thời gian hoạt động và hỗ trợ kỹ thuật 24/7:
| Nhà cung cấp | Đặc điểm |
|---|---|
| Nhân Hòa | Nhà cung cấp lâu năm, hạ tầng tại Hà Nội và TP.HCM, hỗ trợ thủ tục hóa đơn cho cơ quan nhà nước thuận tiện |
| Vietnix | Cam kết hoạt động 99,9%, hỗ trợ kỹ thuật 24/7, sao lưu định kỳ miễn phí |
| AZDIGI | Ổ NVMe doanh nghiệp, khởi tạo và nâng cấp cấu hình nhanh, sao lưu hằng tuần |
| InterData | Ổ NVMe tốc độ cao, trung tâm dữ liệu Hà Nội và TP.HCM |
| VinaHost, TinoHost | Phương án dự phòng, chọn khi cần tối ưu chi phí dài hạn |
Đơn vị thực hiện chốt nhà cung cấp cụ thể tại thời điểm triển khai theo điều kiện dịch vụ tốt nhất, và chịu toàn bộ chi phí trong 5 năm theo Phương án 1.
Ở bản đề xuất trước, hạ tầng để ngoài hợp đồng nên đơn vị phải theo dõi và tạm ứng riêng hằng năm. Bản này gộp toàn bộ vào một khoản duy nhất: đơn vị chi một lần, không phải làm thêm thủ tục thanh toán nào về sau, cũng không phải tự đi khảo sát và ký hợp đồng với nhà cung cấp máy chủ.
Đơn vị thực hiện sẽ khảo sát, kiểm tra và đánh giá máy chủ hiện có trước khi quyết định. Nếu đáp ứng được cấu hình trên thì tận dụng luôn, phần kinh phí hạ tầng được chuyển sang mở rộng phạm vi bóc tách dữ liệu hoặc trừ trực tiếp vào hợp đồng — hai bên thống nhất bằng phụ lục.
| Đơn vị tính khối lượng | Chốt theo số tờ, 60.884 tờ, đã đối chiếu khớp với bảng tổng hợp của đơn vị. Không tính theo số bộ, vì có file quét gộp nhiều phiếu nên số bộ còn phải xác định lại khi nạp dữ liệu |
| Phạm vi trường dữ liệu | Theo danh mục Giai đoạn 1 tại mục E. Các trường Giai đoạn 2 không thuộc phạm vi hợp đồng này |
| Hồ sơ không đọc được | Bản quét mờ hoàn toàn hoặc mất chữ sẽ lập danh mục riêng, bàn giao nguyên trạng ảnh gốc và không tính vào tỷ lệ chính xác khi nghiệm thu |
| Độ chính xác dữ liệu | Tỷ lệ sai không quá 5% trên mẫu kiểm ngẫu nhiên 10%, đo trên các trường định danh chính |
| Khối lượng | Đủ số tờ theo thống kê được xử lý và tra cứu được |
| Đầy đủ chức năng | 10 phân hệ hoạt động đúng theo tài liệu đặc tả đã thống nhất |
| Phân quyền | Ba nhóm quyền và phạm vi dữ liệu đúng ma trận đã duyệt, khóa tài khoản có hiệu lực tức thì |
| Nhật ký | Ghi đầy đủ lượt xem, sửa, xuất dữ liệu, không xóa hoặc sửa được từ giao diện |
| Tìm kiếm tiếng Việt | Nhập không dấu trả về đúng kết quả có dấu và ngược lại |
Công quét hồ sơ giấy thành file, các trường dữ liệu thuộc Giai đoạn 2, kết nối liên thông với hệ thống khác của cơ quan, mua sắm máy tính cá nhân cho cán bộ.
Lưu ý: hạ tầng máy chủ, tên miền và phần cứng phục vụ hệ thống đã thuộc phạm vi hợp đồng, khác với bản đề xuất trước. Thời hạn bảo trì sau bảo hành khác nhau theo từng phương án, xem mục K.
Cả ba phương án dùng chung một phần mềm, chung 10 phân hệ, chung một mức kinh phí 179.000.000 đồng. Khác biệt duy nhất nằm ở nơi đặt hệ thống và cách cán bộ kết nối tới.
Cùng một bộ mã nguồn, cùng giao diện, cùng chức năng, cùng dữ liệu đã bóc tách. Vì cấu trúc dữ liệu giống nhau nên chuyển đổi giữa các phương án về sau không phải làm lại từ đầu — đơn vị thực hiện hỗ trợ chuyển miễn phí trong thời gian bảo hành.
| Tiêu chí | PA 1 — Máy chủ thuê ngoàiKhuyến nghị | PA 2 — Máy chủ tại trụ sở + VPN | PA 3 — Cài trên từng thiết bị |
|---|---|---|---|
| Nơi đặt hệ thống | Trung tâm dữ liệu trong lãnh thổ Việt Nam | Máy chủ đặt tại trụ sở cơ quan | Trên chính máy tính của từng cán bộ |
| Truy cập đồng thời | 20-30 người, nâng thêm được | 10-15 người, gồm cả trong trụ sở và qua VPN | 01 người trên mỗi máy, các máy không dùng chung dữ liệu |
| Truy cập ngoài trụ sở | Có — mở trình duyệt, đăng nhập là dùng, kể cả trên điện thoại | Có — bật VPN rồi đăng nhập, nhiều cán bộ cùng lúc. Dùng WireGuard mã nguồn mở, không phí bản quyền | Không |
| Kho dữ liệu | Một kho duy nhất, mọi người thấy cùng dữ liệu mới nhất | Một kho duy nhất đặt trong trụ sở | Mỗi máy một bản riêng, phải chép tay để đồng bộ |
| Nhật ký và phân quyền | Tập trung, đầy đủ ba lớp kiểm soát tại mục C | Tập trung, đầy đủ ba lớp, thêm lớp kiểm soát bằng tài khoản VPN | Không có nhật ký tập trung — không truy vết được toàn hệ thống |
| Sao lưu | Tự động định kỳ, có bản lưu ở địa điểm tách biệt | Tự động sang ổ cứng dự phòng đặt cùng trụ sở | Thủ công, phụ thuộc từng cán bộ tự nhớ làm |
| Mức độ an toàn | Cao — hạ tầng chuyên nghiệp, chống cháy, chống mất điện, giám sát 24/7 | Cao — dữ liệu không rời trụ sở, đường truyền VPN mã hóa | Thấp — dữ liệu phân tán trên nhiều máy, khó kiểm soát |
| Chi phí sau bàn giao | 0 đồng trong 5 năm — đã gồm thuê máy chủ, tên miền, bảo trì và quản trị | 0 đồng — điện và mạng là chi phí chung của cơ quan, phòng máy được kế thừa | 0 đồng — chạy trên máy tính sẵn có |
| Phù hợp khi | Muốn dùng ổn định lâu dài, không phải bận tâm kỹ thuật | Yêu cầu dữ liệu bắt buộc nằm trong trụ sở nhưng vẫn cần tra cứu từ xa | Chỉ một số cán bộ dùng, mạng nội bộ chưa sẵn sàng |
Đề xuất chọn Phương án 1. Với cùng một mức kinh phí, đây là phương án chịu được nhiều người truy cập nhất, dùng được ở mọi nơi mà không cần thao tác thêm, sao lưu ở hai địa điểm tách biệt, và đơn vị không phải bố trí cán bộ kỹ thuật hay chi thêm khoản nào trong suốt 5 năm.
Nếu chủ trương của đơn vị yêu cầu dữ liệu bắt buộc phải nằm trong trụ sở, Phương án 2 là lựa chọn tương đương về mức độ an toàn.
Hệ thống đặt tại trung tâm dữ liệu chuyên nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, đúng yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân nêu tại mục I. Cán bộ mở trình duyệt và đăng nhập là dùng được, từ máy tính tại phòng làm việc, máy ở nhà hoặc điện thoại khi đi cơ sở.
Trọn gói đã bao gồm toàn bộ chi phí thuê máy chủ, tên miền, bảo trì và quản trị hệ thống trong 5 năm. Trong 5 năm đó đơn vị không phải thanh toán thêm khoản nào: đơn vị thực hiện lo máy chủ, lo sao lưu, theo dõi hoạt động và xử lý sự cố kỹ thuật. Nếu đơn vị có nhu cầu nâng cấp tính năng bổ sung hoặc số hoá thêm hồ sơ thì sẽ có thể phát sinh thêm chi phí, nhưng sẽ được bàn bạc thống nhất giữa hai bên.
| Truy cập đồng thời | 20-30 người |
| Truy cập ngoài trụ sở | Có, không cần thao tác thêm |
| Chi phí phát sinh | Không, trong 5 năm |
| Bảo trì và quản trị | Do đơn vị thực hiện đảm nhận trọn 5 năm |
| Thời gian triển khai | Nhanh nhất trong ba phương án |
Đơn vị thực hiện cung cấp và lắp đặt máy chủ đặt ngay trong trụ sở cơ quan. Toàn bộ dữ liệu nằm trong phạm vi cơ quan, không lưu ở bất kỳ nơi nào bên ngoài. Cán bộ ngồi tại trụ sở truy cập qua mạng nội bộ.
Đúng theo yêu cầu ban đầu, hệ thống được trang bị thêm kênh VPN riêng để nhiều cán bộ truy cập từ ngoài văn phòng. Cán bộ đi cơ sở, làm việc tại nhà hoặc đi công tác chỉ cần bật VPN trên máy tính hay điện thoại là vào được hệ thống như đang ngồi tại trụ sở — dữ liệu vẫn nằm nguyên trong máy chủ của cơ quan, chỉ có đường truyền được mã hóa đi qua.
Trọn gói đã bao gồm máy chủ, thiết bị và cấu hình VPN, lắp đặt hoàn chỉnh, cấp tài khoản VPN cho từng cán bộ. Không tính chi phí duy trì hằng năm: máy chủ dùng chung điện và mạng của cơ quan, những khoản này đã nằm trong chi phí vận hành chung của cơ quan; phòng máy là phòng sẵn có, được kế thừa, không phải đầu tư mới. VPN do cơ quan tự vận hành trên chính đường truyền hiện có, không có phí thuê bao cho bên thứ ba.
| Truy cập đồng thời | 10-15 người, gồm cả trong trụ sở và qua VPN |
| Truy cập ngoài trụ sở | Có, qua VPN, nhiều người cùng lúc |
| Tài khoản VPN | Cấp riêng từng cán bộ, thu hồi được tức thì |
| Chi phí phát sinh | Không — điện, mạng dùng chung của cơ quan |
| Quyền sở hữu thiết bị | Máy chủ thuộc tài sản cơ quan sau bàn giao |
Câu hỏi thường gặp là dùng phần mềm VPN nào để nhiều cán bộ truy cập cùng lúc và có phát sinh chi phí không. Đơn vị thực hiện đề xuất dùng WireGuard — phần mềm mã nguồn mở, cài trực tiếp trên máy chủ đặt tại trụ sở, không có phí bản quyền và không có phí thuê bao theo người dùng.
| Phần mềm | Chi phí | Đặc điểm |
|---|---|---|
| WireGuardĐề xuất sử dụng | 0 đồngMã nguồn mở, miễn phí vĩnh viễn | Cài trên chính máy chủ tại trụ sở. Không giới hạn số tài khoản, nhiều cán bộ kết nối cùng lúc. Nhẹ, kết nối lại nhanh, có ứng dụng cho Windows, Android và iOS. Cấp và thu hồi tài khoản bằng thao tác trên máy chủ, có hiệu lực tức thì |
| OpenVPNBản cộng đồng | 0 đồng | Phương án thay thế, phổ biến lâu năm, tương thích rộng với thiết bị cũ. Tiêu tốn tài nguyên và kết nối chậm hơn WireGuard |
| Giao diện quản trịwg-easy hoặc Firezone | 0 đồng | Bản mã nguồn mở, cho phép cán bộ quản trị thêm, khóa, thu hồi tài khoản VPN bằng giao diện web thay vì dòng lệnh |
| Tailscale, Cloudflare, Fortinet…Dịch vụ thương mại | Có phíThu theo người dùng hoặc theo thiết bị mỗi tháng | Không đề xuất sử dụng. Dễ cài hơn nhưng phát sinh chi phí thuê bao hằng năm và đường kết nối phải đi qua hạ tầng của nhà cung cấp nước ngoài |
Bản thân VPN không giới hạn số người kết nối. Giới hạn thực tế nằm ở tốc độ tải lên của đường internet tại trụ sở, vì máy chủ phải gửi ảnh hồ sơ ra ngoài.
| Tốc độ tải lên tại trụ sở | Số cán bộ mở ảnh cùng một thời điểm |
|---|---|
| 10 Mbps | 3–4 người |
| 20 Mbps | 6–8 người |
| 50 Mbps trở lên | 10–15 người |
Đây là số người bấm mở ảnh cùng một thời điểm. Vì tra cứu là thao tác ngắt quãng nên mức 20 Mbps vẫn phục vụ tốt 15–20 cán bộ làm việc thường xuyên. Cách kiểm tra: truy cập speedtest.net tại trụ sở và ghi lại chỉ số Upload.
Phần mềm và dữ liệu được cài trực tiếp lên máy tính của từng cán bộ. Không cần máy chủ, không cần mạng. Mỗi máy hoạt động độc lập với bản dữ liệu riêng.
Trọn gói bao gồm cài đặt và nạp dữ liệu lên các máy tính sẵn có của đơn vị. Đây là phương án đơn giản nhất về hạ tầng, nhưng cũng là phương án rủi ro cao nhất. Đơn vị thực hiện có trách nhiệm nêu rõ để đơn vị cân nhắc trước khi quyết định.
| Truy cập đồng thời | 01 người trên mỗi máy, các máy không dùng chung dữ liệu |
| Truy cập ngoài trụ sở | Không |
| Nhật ký tập trung | Không có |
| Chi phí phát sinh | Không — chạy trên máy sẵn có |
| Yêu cầu hạ tầng | Không cần máy chủ, không cần mạng nội bộ |
Ba lớp kiểm soát trình bày tại mục C gần như không còn hiệu lực ở phương án này. Cụ thể:
Đơn vị thực hiện vẫn triển khai đầy đủ nếu đơn vị lựa chọn phương án này, nhưng khuyến nghị cân nhắc kỹ, đặc biệt với dữ liệu đất đai — loại thông tin liên quan trực tiếp đến quyền lợi của công dân.